Was tun, um Projektbesprechungen souverän zu leiten?
Als Leiter einer Besprechung sind Sie gefordert, drei Dinge gleichzeitig in den Griff zu bekommen: Sie müssen methodisch versiert sein und den Arbeitsprozess steuern. Außerdem müssen Sie wissen, wann der richtige Zeitpunkt für Ihre eigenen Beiträge gekommen ist. Und dann müssen Sie noch Augen und Ohren offen halten, um die Stimmung im Team wahrzunehmen. Insgesamt sechs Fragen sollen Ihnen dabei helfen, künftig in Besprechungssituationen souveräner zu agieren:
- Ist eine Besprechung überhaupt notwendig?
Vor allem in kurzfristig einberufenen Besprechungen gibt es das Problem, dass sich keiner so recht für Ziel, Einstieg, Ablauf und Abschluss verantwortlich fühlt. Nicht selten enden diese vermeintlich kleinen Treffen ohne das gewünschte Ergebnis. Also: bereiten Sei sich zielgerichtet vor, oder laden Sie erst gar nicht zu der Besprechung ein. - Was erwarte ich eigentlich von den Teilnehmern?
Wozu habe ich die Teilnehmer eingeladen? Was sollen sie leisten? Was soll dabei herauskommen? Überlegen Sie sich gut, ob ein Zusammentreffen von mehreren Personen zu dem Thema wirklich notwendig ist. Wenn ja, dann kommunizieren Sie das Ziel des Meetings und die zugehörige Agenda. - Wie gelingt mir ein überzeugender Einstieg?
Sie sind natürlich schon einige Minuten vor den Teilnehmern im Raum und begrüßen jeden persönlich. Anschließend eröffnen Sie die Besprechung und klären zunächst die organisatorischen Belange. Dann stellen Sie dar, warum die Gruppe zusammengekommen ist, und nennen das Thema und das Ziel, das Sie erreichen wollen. Wenn es dann keine Fragen mehr gibt, kann es losgehen. - Was zeichnet einen guten Besprechungsleiter aus?
Ein guter Moderator arbeitet viel mit Fragen. Fragen Sie nach Meinungen, Standpunkten, Ideen, Einwänden oder Vorschlägen – und hören Sie aufmerksam zu, wenn die Teilnehmer antworten. Zentrale Inhalte sollten Sie gelegentlich wiederholen bzw. wichtige Ergebnisse festhalten/visualisieren. - Wie sorge ich für die Umsetzung der Ergebnisse?
In vielen Besprechungen wird zwar viel geredet, aber weder etwas beschlossen, noch in die Wege geleitet. Deshalb steht am Ende jeder Diskussion die Frage: „Wer macht was, bis wann?“. Wer darauf keine Antwort hat, muss sich fragen, was die Diskussion ihm oder dem Projekt überhaupt gebracht hat. - Wie gelingt mir überzeugendes Ende?
Viele Besprechungen enden in einer schnell um sich greifenden Aufbruchstimmung. Umso wichtiger ist es, den Arbeitsprozess abzuschließen, den man in der Besprechung angestoßen hat. Nehmen Sie sich die Zeit, die wichtigsten Ergebnisse noch einmal zusammenzufassen, die getroffenen Maßnahmen zu wiederholen und das erreichte Ziel zu kommentieren. Passen Sie auf, dass Sie den Schluss gestalten, und nicht der Schluss Sie.